Per quanto si possa pensare il contrario, ristrutturare l’ufficio senza chiudere è possibile e, anzi, è da diverso tempo diventata la norma.

Quello che manda fuori strada la ristrutturazione è quasi sempre la frammentazione delle attività: pianificazione, precisione e l’intervento di una figura unica a gestire tutte le fasi diventano quindi dei must-have per il progetto.

Approfondiamo tutti questi aspetti nelle prossime righe.

Come pianificare la ristrutturazione per fasi

Il punto di partenza per una ristrutturazione dell’ufficio che funziona è la suddivisione in lotti operativi: si interviene su una micro-area mentre nelle altre le persone continuano a lavorare, poi si passa alla successiva. Perché lo schema tenga servono tre decisioni prese in anticipo: quali lavorazioni sono incompatibili con la presenza delle persone, come vengono compartimentate le zone di cantiere, dove si spostano i team che perdono temporaneamente la propria postazione.

Le fasi più invasive vengono programmate in modo tale da essere svolte di sera o nel fine settimana. Arredi, attrezzature e altri materiali che intralciano possono essere rimossi e tenuti in deposito esterno per il tempo necessario, insieme alla riconfigurazione delle postazioni IT.

Per quanto riguarda la comunicazione, aggiornamenti regolari al committente e ai dipendenti permettono di adattare il calendario alle esigenze reali dell’azienda, come una scadenza, una visita importante o un periodo di picco.

A seconda della portata dell’intervento possono servire CILA (Comunicazione Inizio Lavori Asseverata), SCIA (Segnalazione Certificata Inizio Attività) o pratiche di inizio lavori, oltre alla documentazione di sicurezza del cantiere: sono tutte pratiche che un general contractor gestisce in autonomia. È lo stesso motivo per cui affidare l’intero cantiere a un unico referente come Faraoni tende ad accorciare i tempi complessivi, perché chiarisce le responsabilità e riduce i passaggi tra fornitori.

Pareti, pavimenti, illuminazione e arredi: cosa definire prima

Buona parte della durata del cantiere si decide sul tavolo da disegno, prima che arrivi il primo operaio; da quanto sono invasive le lavorazioni scelte dipende il numero di zone che restano utilizzabili e per quanto tempo, quindi conviene arrivare all’apertura del cantiere con le soluzioni tecniche già definite; queste riguardano, nello specifico:

• pareti: pareti divisorie mobili e vetrate mantengono la comunicazione visiva tra le aree senza sacrificare la concentrazione, e si montano a secco. Cartongesso e controsoffitti seguono la stessa logica: opere leggere, compatibili con un ufficio operativo;
• pavimenti e impianti: i pavimenti sopraelevati fanno passare cavi elettrici e rete dati sotto il piano di calpestio, così un futuro intervento sul cablaggio non richiede di riaprire le pareti. Impianto elettrico, climatizzazione, rete dati e sicurezza conviene affrontarli nello stesso momento: intervenire insieme è più efficiente che tornarci in momenti diversi;
• acustica: viene trattata quasi sempre come correzione a posteriori, mentre è l’intervento che le persone percepiscono per primo. Pannelli fonoassorbenti a soffitto e a parete riducono la riverberazione senza la necessità di costruire nuove opere murarie, i phone booth liberano le sale riunioni dalle telefonate e dalle videocall, le pareti divisorie possono avere caratteristiche acustiche integrate;
• illuminazione: dove l’edificio lo consente, la luce naturale si massimizza con superfici vetrate e pareti trasparenti. Per la luce artificiale, i LED con temperatura di colore regolabile sono lo standard negli interventi di livello medio-alto, e la differenza rispetto a un impianto fisso a luce fredda si sente soprattutto nel pomeriggio. La luce delle sale riunioni merita una progettazione separata: in videochiamata un’illuminazione sbagliata rende gli incontri più faticosi per tutti;
• arredi: scrivanie che si spostano, tavoli riconfigurabili, elementi progettati per essere smontati e rimontati: l’obiettivo è uno spazio che possa cambiare senza richiedere un altro cantiere tra tre anni. L’arredo su misura per l’ufficio risolve i vincoli dimensionali degli spazi complessi e permette di scaglionare le consegne lotto per lotto. Sui materiali, il legno certificato FSC e le vernici a basse emissioni incidono sulla qualità dell’aria interna oltre che sull’impatto ambientale.

Reception, sale riunioni e uffici operativi: gli ambienti da ripensare

La reception è il primo ambiente che vedono clienti, fornitori e candidati: bancone, finiture e illuminazione raccontano l’azienda prima di qualsiasi presentazione. Quando entra in cantiere serve una soluzione di accoglienza provvisoria decorosa, predisposta prima di iniziare.

Le sale riunioni devono essere ripensate in modo che ci sia sempre uno spazio disponibile per accogliere call, confronti rapidi e incontri (anche dell’ultimo minuto); anche in questo caso, la zona deve rimanere tra quelle nelle quali i clienti rimangono di più.

Negli uffici operativi conta principalmente l’ergonomia: sedute regolabili, piani di lavoro adeguati e configurazioni corrette incidono sulla salute di chi ci passa otto ore e sul rendimento; aiuta differenziare le zone per intensità di lavoro (concentrazione, collaborazione, riservatezza) oltre che per funzione. In quest’area, dunque, i lavori possono essere svolti in una fase successiva.

Ristruttura il tuo ufficio con Faraoni

In Faraoni lavoriamo anche come general contractor, seguendo la ristrutturazione degli spazi di lavoro dalla progettazione esecutiva all’installazione degli arredi. Per gli uffici questo significa ergonomia, modularità e gestione del benessere acustico, con risultati finali pensati per adattarsi all’evoluzione dell’azienda; l’arredo contract su misura per uffici consente di ottimizzare spazi complessi, integrare gli impianti e coordinare le finiture.

Raccontaci com’è fatto il tuo ufficio e come lavorano le persone che lo usano: contattaci per una consulenza personalizzata e definiamo insieme un cronoprogramma che ti permetta di ristrutturare l’ufficio senza chiuderlo.